2007-04-08 01:52:00
O TCE/MS (Tribunal de Contas de Mato Grosso do Sul) implantou um sistema automatizado de consulta de documentos e processos que permite ao jurisdicionado acompanhar pela Internet a situação do processo a partir do número do protocolo que ele recebe na sua via de ofício. O sistema de consulta já está disponível no site do Tribunal de Contas (www.tce.ms.gov.br) e faz parte do programa de modernização que está sendo implementado pelo presidente do TCE/MS, conselheiro Cícero Antônio de Souza.
Anteriormente a isso todo o procedimento de recebimento de documento e gerenciamento da numeração era feita de forma manual e, na maioria dos casos, o documento recebia apenas um carimbo com a data de recebimento. A ausência de um número de protocolo dificultava imensamente a consulta sobre o andamento do processo por parte do jurisdicionado e também trazia problemas de controle interno.
De acordo com chefe da Assessoria de Informática do Tribunal, Luís Manoel Moreira, o sistema de controle de processo foi remodelado para automatizar a forma como o documento é recepcionado, facilitando assim o protocolo e até mesmo a autuação de um documento. Os carimbos foram substituídos por uma etiqueta que é colocada diretamente no documento recebido pelo Tribunal e na via do entregador.
Segundo Moreira, ao ser recepcionado, o documento recebe uma etiqueta contendo o número do protocolo, data e hora de recebimento, nome da unidade gestora que efetuou a entrega, matrícula de quem recepcionou o documento e o código de barras, para evitar erros de digitação. Segundo ele, o sistema também funciona para os documentos que são encaminhados ao Tribunal através dos Correios. Para o jurisdicionado consultar o andamento do processo agora basta apenas acessar a página do TCE/MS e no campo "processos on-line" digitar o número do protocolo.
O sistema também sofreu alterações na emissão e baixa de guia permitindo que se cadastrem também documentos junto aos processos. De acordo com Moreira "isso facilita a tramitação de documentos, uma vez que não será mais necessário encaminhá-los com livro de protocolo". Segundo ele, dessa forma será possível saber onde o documento se encontra e qual a tramitação que ele sofreu facilitando o processo de consulta por parte do corpo técnico.
Aprovado- Na avaliação do chefe do Serviço de Protocolo do TCE/MS, José Carlos Pereira, o novo sistema é infinitamente superior à forma anterior de recepção de documentos. "Para fazer uma comparação, o protocolo automatizado representa o mesmo que uma pessoa trocar a bicicleta por uma Ferrari, como meio de locomoção", comemora.
Segundo Pereira, o Serviço de Protocolo recepciona mensalmente cerca de 1.500 documentos. "Nós substituímos um serviço manual por um automatizado que, além de agilidade, oferece segurança e facilidade de consulta", afirma. Ele lembra que, anteriormente à automatização, era necessário pesquisar manualmente no livro de protocolo para localizar um documento que não havia se transformado em processo.
O chefe do Serviço de Protocolo lembra ainda que, com o novo sistema, é indispensável que cada assunto seja encaminhado ao Tribunal com um ofício específico de forma a se permitir a geração de um número de protocolo referente àquele assunto. Segundo ele ocorrem alguns casos em que o administrador público encaminha ao Tribunal consulta sobre vários assuntos através de um único ofício o que impede o protocolo individualizado que irá permitir a consulta do andamento do processo. "Por isso recomendamos sempre encaminhar o documento, qualquer que seja ele, através de um ofício específico", esclarece.
